ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — Союз деятелей культуры и искусства для детей и молодежи

ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
СОЮЗ ДЕЯТЕЛЕЙ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВА ДЛЯ ДЕТЕЙ И МОЛОДЕЖИ (СОЮЗ «ДЕТСТВО»)

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор СОЮЗ «ДЕТСТВО» Мулин К.Ю. 10 августа 2023 года
г. Москва, муниципальный округ Богородское, ул. Токарная, 12-35, ИНН 97182314343, КПП 771801001, ОКПО 83558662 , ОГРН 12377005277458, https://soyuz-detstvo.ru/

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее – Политика) СОЮЗ «ДЕТСТВО», ИНН 97182314343 (далее – Оператор) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) и определяет основные принципы, цели, порядок и условия обработки, объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных, порядок реагирования на запросы субъектов персональных данных, меры, реализуемые для обеспечения безопасности персональных данных при их обработке Оператором.

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Оператор.

1.3. Политика распространяется на отношения в области получения, обработки, хранения и защиты персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПДн) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
извлечение;
использование;
передачу (предоставление, доступ);
распространение;
обезличивание;
блокирование;
удаление;
уничтожение.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится
невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных (ИСПД) – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на
территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

СОЮЗ «ДЕТСТВО» или Оператор

3. Правовые основания обработки персональных данных

Обработка ПДн допускается Оператором в следующих случаях:

3.1. Обработка ПДн осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его ПДн.

3.2. Обработка ПДн необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей, в том числе, но не ограничиваясь, в целях выполнения требований:

Трудового кодекса Российской Федерации; Налогового кодекса Российской Федерации; Гражданского кодекса Российской Федерации;
Федерального закона от 01.04.1996г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании»;
Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;
Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»;
Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»;
Приказа Минтруда России № 988н, Минздрава России № 1420н от 31.12.2020 «Об утверждении перечня вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры»;
Приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н «Об утверждении Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры»;
Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

3.3. Обработка ПДн необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн, а также для заключения договора по инициативе субъекта ПДн или договора, по которому субъект ПДн будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

Обработка ПДн необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта ПДн, если получение согласия субъекта ПДн невозможно;

3.4. Обработка ПДн необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПДн.

4. Порядок и условия обработки и хранение персональных данных

4.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.3. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

4.4. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено оператору:

непосредственно;
с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

4.5. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

4.6. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные
обязанности которых входит обработка персональных данных.

4.7. Обработка персональных данных осуществляется путем:

получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы
Оператора;
использования иных способов обработки персональных данных.

4.8. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без
согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.9. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.10. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в
структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
создает необходимые условия для работы с персональными данными;
организует учет документов, содержащих персональные данные;
организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются
персональные данные;
хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.

4.11. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.

4.12. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно телекоммуникационной сети интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию,
накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных
граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории
Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.

4.13. Цели обработки персональных данных:

4.13.1. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

4.13.2. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
осуществление своей деятельности в соответствии с уставом СОЮЗ «ДЕТСТВО»
ведение кадрового делопроизводства;
содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;
привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;
организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные
организации требуемых форм отчетности;
осуществление гражданско-правовых отношений;
ведение бухгалтерского учета.

4.14.3. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.

4.15. Категории субъектов персональных данных.

Обрабатываются ПДн следующих субъектов ПДн:

физические лица, состоящие с СОЮЗ «ДЕТСТВО» в трудовых отношениях;
физические лица, уволившиеся из СОЮЗ «ДЕТСТВО»;
физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
физические лица, состоящие с СОЮЗ «ДЕТСТВО» в гражданско-правовых отношениях;
физические лица являющиеся участниками и/или бенефициарами СОЮЗ «ДЕТСТВО»

4.15.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций. Работодатель для этой цели запрашивает у работника общие персональные данные: фамилию, имя, отчество, дату, месяц и год рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессию; специальные категории персональных данных: состояние здоровья; биометрические персональные данные: фото в бумажном и электронном виде.

4.15.2. Персональные данные уволившегося работника используются для целей архивного хранения документов. Работодатель для этой цели хранит общие персональные данные работника: фамилию, имя, отчество, дату, месяц и год рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессию; специальные категории персональных данных: состояние здоровья.

4.15.3. Персональные данные кандидата на работу используются для целей, связанных с содействием кандидату в трудоустройстве. Работодатель для этой цели запрашивает у кандидата на работу общие персональные данные: фамилию, имя, отчество, дату, месяц и год рождения, образование, профессию; специальные категории персональных данных: состояние здоровья.

4.15.4. Персональные данные физического лица, состоящего с Обществом в гражданско-правовых отношениях, используются для целей исполнения им договоров гражданско-правового характера. Работодатель для этой цели запрашивает у физического лица общие персональные данные: фамилию, имя, отчество, дату, месяц и год рождения, место рождения, адрес, образование, профессию.

4.16. ПДн, обрабатываемые Оператором:

данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.

4.16.1. Персональные данные, представленные работником и исполнителем по договору гражданско-правового характера, обрабатываются автоматизированным и без использования средств автоматизации способами. Работодатель не принимает, не снимает и не хранит копии личных документов работников и исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Документы, которые работник предъявляет работодателю для хранения в оригинале (справки, медицинские заключения и т. д.), хранятся в личном деле работника в течение 50 лет после расторжения с работником трудового договора.

4.16.2. После истечения срока нормативного хранения документов, которые содержат персональные данные, документы подлежат уничтожению. Для этого работодатель создает экспертную комиссию и проводит экспертизу ценности документов. В ходе проведения экспертизы комиссия отбирает дела с истекшими сроками хранения и по итогам отбора составляет акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. После чего документы измельчаются в шредере. Персональные данные в электронном виде стираются с информационных носителей, либо физически уничтожаются сами носители, на которых хранится информация.

4.17. Хранение ПДн.

4.17.1. ПДн субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

4.17.2. ПДн, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

4.17.3. ПДн субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.

4.17.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПДн, в открытых электронных каталогах (файлообменниках).

4.17.5. Хранение ПДн в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

4.17. Уничтожение ПДн.

4.17.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПДн, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

4.17.2. ПДн на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

4.17.3. Факт уничтожения ПДн подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

5. Защита персональных данных

5.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

5.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.

5.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.

5.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПДн.

5.5. Основными мерами защиты ПДн, используемыми Оператором, являются:

5.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку ПДн, которое осуществляет организацию обработки ПДн, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПДн.

5.5.2. Определение актуальных угроз безопасности ПДн при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите ПДн.

5.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.

5.5.4. Установление правил доступа к ПДн, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПДн в ИСПД.

5.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.

5.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.

5.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.

5.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПДн и исключающих
несанкционированный к ним доступ.

5.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.

5.5.10. Восстановление ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие
несанкционированного доступа к ним.

5.5.11. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку
персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.

5.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.

6. Основные права субъекта ПДн и обязанности Оператора

6.1. Основные права субъекта ПДн.

Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

подтверждение факта обработки ПДн Оператором;
правовые основания и цели обработки ПДн;
цели и применяемые Оператором способы обработки ПДн;
наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПДн или которым могут быть раскрыты ПДн на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
порядок осуществления субъектом ПДн прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
обращение к Оператору и направление ему запросов;
обжалование действий или бездействия Оператора.

6.2. Обязанности Оператора.

Оператор обязан:

при сборе ПДн предоставить информацию об обработке ПДн;
в случаях если ПДн были получены не от субъекта ПДн, уведомить субъекта;
при отказе в предоставлении ПДн субъекту разъясняются последствия такого отказа;
опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПДн, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПДн;
принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПДн, а также от иных неправомерных действий в отношении ПДн;
давать ответы на запросы и обращения субъектов ПДн, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн.

7. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение
персональных данных, ответы на запросы субъектов
на доступ к персональным данным

7. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

7.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Запрос должен содержать:

номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

7.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

7.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.

7.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.